Sistemas ERP: Adempiere. Capítulo 3. Exploración de las estructuras de la compañía y la configuración inicial del cliente.

     En la siguiente entrada definiremos las estructuras de una compañía en el ERP ADempiere, además se desarrollará un caso de estudio como ejemplo en el cual se reflejará como crear dichas estructuras.

     ADempiere es un ERP (Enterprise Resource Planning ó Planificación de Recursos empresariales), es decir que es un aplicación que integra  todos los procesos de negocios de una compañía. Las estructuras en la que se basa son:

• Cliente: es la entidad legal de la compañía, en ADempiere se pueden crear más de un cliente y una vez creado puede ser leído por las organizaciones pertenecientes a dicha compañía.
• Organización: es una sub-unidad (o una división) de la empresa, se puede dividir la empresa según los productos o la funcionalidad.  
• Almacén: es el lugar donde se guarda tanto la materia prima como los productos ya terminados, una empresa puede tener más de un almacén, y un almacén puede tener más de una ubicación.

     Caso de estudio: consiste en un cliente (Sistematika Fashion, Ltd) y tres organizaciones (dress, Jacket, Shirt), cada una con distintas ubicaciones.

-Creación del cliente: Una vez se entra en el sistema (con cualquiera de las combinaciones válidas, ver figura 1), en el menú damos clic a Gestión del sistema, luego a Reglas de la compañía y finalmente a Configuracion inicial del cliente. Allí nos aparecerá un cuadro en el cual colocaremos en los siguientes campos los valores respectivos:

    Nombre Cliente: Sistematika Fashion, Ltd

    Código organización: Sistematika Fashion, Ltd

    Nombre de la organización: Dress

    Administrative user name: SistematikaAdmin

    Normal user name: SistematikaUser

    Moneda: USD

    País: Indonesia

    

     Los demás campos los dejaremos tal cual como están solo se verifica que en el campo "Chart of Accounts File" se encuentre la ruta de el archivo "AccountingUS.csv". Finalmente en Archivo le damos a la opción volver a ingresar, e ingresamos nuevamente con el Usuario y Contraseña: SistematikaAdmin.

Figura 1

-Creación de las organizaciones: primero crearemos los tipos de organizaciones, damos clic a Gestión del Sistema -> Reglas de la Organización -> Tipo de Organización; allí nos aparecerá un cuadro, le damos "Registro nuevo" y colocamos el nombre de nuestro primer tipo de organización (División), por ultimo guardamos.

 

     Repetimos el mismo proceso para Sub Unit (segundo tipo de organización).

     Una vez guardado ambos tipos, al navegar por Gestión del Sistema -> Reglas de la Organización -> Tipo de Organización, debería aparecer el tipo División y Sub Unit.

     Ahora, creamos las organizaciones, damos clic a  Gestión del Sistema -> Reglas de la Organización -> Organización, allí damos a Registro nuevo, y llenamos los campos Código y Nombre con el nombre de la nueva organización y guardamos. Haremos este procedimiento para las tres organizaciones que vamos a crear, que son Dress, Jacket y Shirt.

 

      Para terminar con la creación de las organizaciones, asignaremos el tipo de organización a cda organización creada. En el misma ventana donde creamos las organizaciones (a la izquierda) aparece una pestaña que dice "Información de la Organización" a la cual le damos clic, y en el campo "Tipo de Organización" colocamos Sub Unit, finalmente guardamos. Esta acción la haremos para las 3 organizaciones que creamos (dress, Jacket, Shirt).

    

      ¡Y listo ya tenemos nuestras organizaciones creadas y actualizadas en cuanto a su información!

 -Creación de los almacenes: a parte de el almacén Estandar que nos provee el sistema, nosotros podemos definir nuestros propios almacenes, para ello vamos a: Gestión de materiales, Reglas de Gestión de Materiales, Almacén y Ubicaciones; una vez allí colocamos "Registro nuevo", luego llenamos los campos Código, nombre y Dirección; finalmente guardamos. Para efectos de nuestro caso de estudio crearemos  nuestro primer almacén nombrado "1std dress W/h" el cual pertenece a la organización "Dress".

     Sabemos que cada Almacén tiene una o varias ubicaciones, para agregar una ubicación a algún almacen le damos clic a la pestaña Ubicación que está a la izquierda de la ventana de la imagen anterior. Una vez allí llenamos los campos Código, Rack, Columna y nivel, además podemos seleccionar si deseamos que sea la ubicación prederteminada, finalmente guardamos. Así colocamos al almacén "1std dress W/h" el código de ubicación "Loc D1A" y el código "Loc D1B", que a diferencia del anterior en el campo columna tendra el valor "1".

 

      Además crearemos otro almacén para "Dress", un almacén para "Jacket" y un almacén para "Shirt", cono se muestra a continuación: 

      Finalmente para terminar de definir los almacenes agregamos las ubicaciones a los ultimos tres almacenes creados, dos ubicaciones para el almacén "2nd Dress W/h",dos para el almacén "1st Jacket W/h" y una para "1st Shirt W/h".

  

-Importación de cuenta: en esta sección importamos las cuentas debido a que en la creación del cliente solo se cargaron los archivos por defectos.

     Así para importar la cuenta nos dirijimos a Gestión del sistema, Datos, Importar Datos, Importar Cuenta Contable; allí aparece una ventana con los registros que deben ser procesados. Eliminamos el primer registro (que debe tener sus campos vacíos) con F3, y le damos clic al registro de Activos, una vez allí verificamos que la ventana quede de la siguiente forma:

       Luego le damos clic al botón "Importar Cuentas", se muestra una ventana de verificación en el cual colocaremos "Sistematika Fashion, Ltd" tanto en el campo Compañía como en el campo Elemento, seleccionamos todos los checkbox que aparecen abajo y finalmente presionamos "ok" para que se empiece a procesar las cuentas.

     Para finalizar nos aparece otra ventana (cuando termina el proceso) reflejando los resultados (como la cantidad de errores por ejemplo).

-Calendario, Año y Período: por cada cliente que se crea también se crean una serie de períodos, entrando en: Análisis de Desempeño, Reglas Contables, Año Calendario y Período, al darle clic a la pestaña (a la izquierda) "Año" se puede especificar el año en que trabaja la empresa e incluso crear períodos.

Clase 2: Sistemas de Información desde una perspectiva funcional

• Procesos de Negocios y Sistemas de Información 

     Los Procesos de negocios son un conjunto de tareas relacionadas que responden a un evento específico, desarrolladas por una organización con el fin de cumplir un objetivo, que crean una salida que tiene valor para la organización, sus inversores o sus clientes.

     Toda organización que quiera desarrollar ventajas competitivas en el mercado debe prestar mucho atención a sus procesos de negocios, ya que una mala gerencia puede perjudicar la empresa e incluso llevarla al fracaso.

     Los sistemas de información por su parte, también representan un factor importante para cualquier organización, pero es de vital importancia que antes de establecer una tecnología de información se conozca cuales son los procesos de negocio que favorecen el buen desarrollo de la empresa, y así dar en el blanco a la hora de aplicar la tecnología a los procesos claves del negocio.

     Si la organización tiene bien definidas las estrategias en sus procesos de negocios, automatizar las tareas implícitas en dichas estrategias aplicando tecnologías de información será un proceso exitoso que aumentará la eficiencia de los procesos, e impulsará la creación de nuevos procesos que soporten la optimización del flujo de trabajo y productividad de la organización.

     

• Tipos de Sistemas de Información Empresarial

     La vista funcional de una organización es la percepción que se tiene de la misma en base a las actividades que realiza para llevar a cabo una solicitud de un cliente. Desde el punto de vista funcional las organizaciones se pueden percibir como un conjunto de departamentos, los cuales agrupan aquellas actividades que tienen ""relativamente" la misma función. Los sistemas de información se pueden clasificar de acuerdo a la perspectiva funcional en:

- Sistemas de ventas y marketing: en pocas palabras es el encargado de hacer seguimiento de las ventas e investigar el mercado. Este sistema vigila las tendencias de los productos, genera información de la red de distribución de la empresa, informa sobre las actividades de publicidad, apoya en la toma de decisiones con respecto al precio de los productos, planifica la creación de nuevos productos y servicios, e indaga sobre las actividades de la competencia.

- Sistemas de manufactura y producción: en este sistema se establecen los objetivos de la producción en la adquisición, almacenamiento y disponibilidad de los materiales de producción, así como el establecimiento de el equipo, las instalaciones, los materiales y la mano de obra requerida para la obtención de productos terminados. También se encarga de las metas de manufactura a largo plazo como donde instalar nuevas plantas o si invertir en nuevas tecnologías.

- Sistemas financieros y contables: se encargan de administrar tanto los activos como los registros financieros. Este sistema establece objetivos de inversión a largo plazo (y así mejorar el desempeño), vigila y controla los recursos financieros de la empresa así como el flujo de fondos (pago de sueldos, pago a proveedores, informe de valores e ingresos).

-Sistemas de recursos humanos: tienen en cuenta los aspectos relacionados con el conjunto de los empleados o colaboradores de la organización como: control de productividad laboral, control de asistencia y registro completo del personal, ubicación de personal en la planta, identificación de empleados potenciales,     requerimiento de personal, así como el desarrollo de las habilidades por parte de los empleados para que  cada uno de ellos tenga el puesto adecuado y pago correspondiente.

• Sistemas que abarcan de forma integral a la empresa

- Aplicaciones empresariales: ejecutan y coordina los procesos de negocios en todas las áreas funcionales de la empresa incluyendo todos los niveles de administración, haciendo las empresas más flexibles y productivas. Entre las principales aplicaciones empresariales tenemos:

Sistemas empresariales (ERP): hace efectiva la comunicación de toda la organización, coordinando así todas las operaciones cotidianas. Además incorpora los procesos de negocios en un solo sistema de software.

Sistemas de administración de la cadena de suministro (SCM): planifican y controlan la red de suministro para que los movimientos de la materia prima, inventario y mercancía desde el origen hasta el consumo se realicen con toda la eficacia posible. Mejora la relación de las empresas con sus proveedores.

Sistemas de administración de las relaciones con el cliente (CRM): buscan recopilar la mayor cantidad de información sobre los clientes, así como sus necesidades, para adelantar una oferta y mejorar la calidad de su atención y servicios.

Sistemas de administración del conocimiento (KMS): gestionan (crean, capturan, almacenan y distribuyen) toda la información y el conocimiento que hay en la empresa, esto con la finalidad de tomar decisiones fundamentadas y acertadas en beneficio de la empresa.

- Intranets y Extranets: Una intranet es una red dentro de una organización que utiliza tecnologías de Internet y sirve para compartir información, comunicaciones, y el respaldo de procesos empresariales, es por ello que cuenta con medidas de seguridad (contraseñas, encriptación, barreras de fuego) para que sólo los usuarios autorizados puedan tener acceso a ella. Por su parte, la extranet es una intranet utilizada para compartir de forma segura la información de una organización con clientes proveedores y otros socios comerciantes.

-  Negocios en línea: son los procesos que utilizan las empresas apoyados en la tecnología Internet para realizar ventas de productos, servicios e información. Los negocios en línea tienen una mayor captación de clientes, mejora la comunicación interna, permite ahorros en las operaciones, incrementa las ventas, mejora la imagen corporativa y la atención a los clientes, además de otorgar mayor conocimiento del mercado a las organizaciones que los implementan.

- Gobierno electrónico: es la implementación de las tecnologías de información por parte del Estado para  la distribución de la información y los servicios que ofrece, mejorando la rapidez y eficiencia de las operaciones así como logrando una mayor participación de los ciudadanos en la toma de decisiones y una mejor compenetración del gobierno con los mismos.

Clase 1: Introducción a los Sistemas de Información

• Introducción 

     En la actualidad, los sistemas de información constituyen un área funcional de vital importancia para las organizaciones, ya que sus beneficios van más allá de brindar información elaborada; los sistemas de información mejoran la atención a los usuarios, aumentan la productividad, permiten corregir fallas difíciles de detectar y controlar con un sistema manual a través de la elaboración de informes e indicadores, hacen más efectiva la comunicación a nivel directivo, permiten la organización en el manejo de archivos e información clasificada por temas de interés general y particular, y otro sin fin de ventajas que se convierten en un arma competitiva para cualquier organización.

     Tantos son los beneficios que traen los sistemas de información que a medida que pasa el tiempo más y más empresas ya sean grandes o pequeñas utilizan sistemas de información que les brinden ventajas comparativas con respecto a la competencia, y así alcanzar el éxito esperado.

• Definición de sistemas

     Los sistemas consisten en un conjunto de partes que interactúan entre sí para llevar a cabo un objetivo. Los sistemas son abiertos, lo que quiere decir que poseen un proceso de cambio infinito con los demás sistemas, recibiendo o descargando algo en los mismos; incluso un sistemas puede ser una parte de otro, teniendo sistemas dentro de otros sistemas. La definición de sistema es un aspecto importante para todo aquel que quiera comprender cada proceso o ciclo del universo, sirviendo como concepto base para la comprensión de todo aquello que nos rodea.

                                   

• Definición de Sistemas de Información

     Basándonos en el concepto anteriormente descrito, podemos decir que los sistemas de información son un conjunto de elementos tales como: el recurso humano, el equipo computacional, los programas, las telecomunicaciones y los datos o información fuente (partes), los cuales se relacionan entre sí para procesar y almacenar dichos datos (interactúan), y así generar información más específica que sirva de apoyo a las actividades de las organizaciones en especial en la toma de decisiones (objetivo).

• Actividades de los Sistemas de Información

Captura de Información: El sistema toma los datos requeridos para procesar y generar la información necesaria.  

Almacenamiento de la información: Proceso importante en donde se guarda la información de entrada, para que el sistema pueda procesar la nueva información e incluso agregar información de la sesión anterior.

Procesamiento de la información: La información fuente es transformada a través de un proceso analítico y establecido en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, puesto que solo refleja los datos más importantes o aquellos que caracterizan o describen la actividad de la empresa de forma concreta.

Salida de la información: La información procesada es sacada al exterior a través de cualquier unidad de salida.

• Estructuras Organizacionales

• Clasificación de los Sistemas de Información en función al apoyo a las organizaciones

TPS (Sistema de procesamiento de Transacciones): se encarga de registrar y manipular la información  generada por las transacciones producidas por una organización, es decir, se encarga directamente de las operaciones que se realizan diariamente.

MIS (Sistema de gestión de información): resume e informan sobre las operaciones básicas de la empresa, utilizando los datos aportados por los sistemas de procesamiento de transacciones, en otras palabras, genera información administrativa para la planeación operacional, la toma de decisiones y el control.

DSS/OLAP (Sistema de apoyo de decisiones/ Procesamiento de análisis en línea): recopila información de estimación, evaluación y comparación de alternativas para apoyar la planeación táctica.

EIS (Sistema de información de ejecutivo): sistema para la planeación de políticas estratégicas y toma de decisiones de los niveles más altos  de la administración.