En la siguiente entrada definiremos las estructuras de una compañía en el ERP ADempiere, además se desarrollará un caso de estudio como ejemplo en el cual se reflejará como crear dichas estructuras.
ADempiere es un ERP (Enterprise Resource Planning ó Planificación de Recursos empresariales), es decir que es un aplicación que integra todos los procesos de negocios de una compañía. Las estructuras en la que se basa son:
- Cliente: es la entidad legal de la compañía, en ADempiere se pueden crear más de un cliente y una vez creado puede ser leído por las organizaciones pertenecientes a dicha compañía.
- Organización: es una sub-unidad (o una división) de la empresa, se puede dividir la empresa según los productos o la funcionalidad.
- Almacén: es el lugar donde se guarda tanto la materia prima como los productos ya terminados, una empresa puede tener más de un almacén, y un almacén puede tener más de una ubicación.
Caso de estudio: consiste en un cliente (Sistematika Fashion, Ltd) y tres organizaciones (dress, Jacket, Shirt), cada una con distintas ubicaciones.
-Creación del cliente: Una vez se entra en el sistema (con cualquiera de las combinaciones válidas, ver figura 1), en el menú damos clic a Gestión del sistema, luego a Reglas de la compañía y finalmente a Configuracion inicial del cliente. Allí nos aparecerá un cuadro en el cual colocaremos en los siguientes campos los valores respectivos:
Nombre Cliente: Sistematika Fashion, Ltd
Código organización: Sistematika Fashion, Ltd
Nombre de la organización: Dress
Administrative user name: SistematikaAdmin
Normal user name: SistematikaUser
Moneda: USD
País: Indonesia
Los demás campos los dejaremos tal cual como están solo se verifica que en el campo "Chart of Accounts File" se encuentre la ruta de el archivo "AccountingUS.csv". Finalmente en Archivo le damos a la opción volver a ingresar, e ingresamos nuevamente con el Usuario y Contraseña: SistematikaAdmin.
Figura 1
-Creación de las organizaciones: primero crearemos los tipos de organizaciones, damos clic a Gestión del Sistema -> Reglas de la Organización -> Tipo de Organización; allí nos aparecerá un cuadro, le damos "Registro nuevo" y colocamos el nombre de nuestro primer tipo de organización (División), por ultimo guardamos.
Una vez guardado ambos tipos, al navegar por Gestión del Sistema -> Reglas de la Organización -> Tipo de Organización, debería aparecer el tipo División y Sub Unit.
Ahora, creamos las organizaciones, damos clic a Gestión del Sistema -> Reglas de la Organización -> Organización, allí damos a Registro nuevo, y llenamos los campos Código y Nombre con el nombre de la nueva organización y guardamos. Haremos este procedimiento para las tres organizaciones que vamos a crear, que son Dress, Jacket y Shirt.
Para terminar con la creación de las organizaciones, asignaremos el tipo de organización a cda organización creada. En el misma ventana donde creamos las organizaciones (a la izquierda) aparece una pestaña que dice "Información de la Organización" a la cual le damos clic, y en el campo "Tipo de Organización" colocamos Sub Unit, finalmente guardamos. Esta acción la haremos para las 3 organizaciones que creamos (dress, Jacket, Shirt).
¡Y listo ya tenemos nuestras organizaciones creadas y actualizadas en cuanto a su información!
-Creación de los almacenes: a parte de el almacén Estandar que nos provee el sistema, nosotros podemos definir nuestros propios almacenes, para ello vamos a: Gestión de materiales, Reglas de Gestión de Materiales, Almacén y Ubicaciones; una vez allí colocamos "Registro nuevo", luego llenamos los campos Código, nombre y Dirección; finalmente guardamos. Para efectos de nuestro caso de estudio crearemos nuestro primer almacén nombrado "1std dress W/h" el cual pertenece a la organización "Dress".
Sabemos que cada Almacén tiene una o varias ubicaciones, para agregar una ubicación a algún almacen le damos clic a la pestaña Ubicación que está a la izquierda de la ventana de la imagen anterior. Una vez allí llenamos los campos Código, Rack, Columna y nivel, además podemos seleccionar si deseamos que sea la ubicación prederteminada, finalmente guardamos. Así colocamos al almacén "1std dress W/h" el código de ubicación "Loc D1A" y el código "Loc D1B", que a diferencia del anterior en el campo columna tendra el valor "1".
Además crearemos otro almacén para "Dress", un almacén para "Jacket" y un almacén para "Shirt", cono se muestra a continuación:
Finalmente para terminar de definir los almacenes agregamos las ubicaciones a los ultimos tres almacenes creados, dos ubicaciones para el almacén "2nd Dress W/h",dos para el almacén "1st Jacket W/h" y una para "1st Shirt W/h".
-Importación de cuenta: en esta sección importamos las cuentas debido a que en la creación del cliente solo se cargaron los archivos por defectos.
Así para importar la cuenta nos dirijimos a Gestión del sistema, Datos, Importar Datos, Importar Cuenta Contable; allí aparece una ventana con los registros que deben ser procesados. Eliminamos el primer registro (que debe tener sus campos vacíos) con F3, y le damos clic al registro de Activos, una vez allí verificamos que la ventana quede de la siguiente forma:
Luego le damos clic al botón "Importar Cuentas", se muestra una ventana de verificación en el cual colocaremos "Sistematika Fashion, Ltd" tanto en el campo Compañía como en el campo Elemento, seleccionamos todos los checkbox que aparecen abajo y finalmente presionamos "ok" para que se empiece a procesar las cuentas.
Para finalizar nos aparece otra ventana (cuando termina el proceso) reflejando los resultados (como la cantidad de errores por ejemplo).
-Calendario, Año y Período: por cada cliente que se crea también se crean una serie de períodos, entrando en: Análisis de Desempeño, Reglas Contables, Año Calendario y Período, al darle clic a la pestaña (a la izquierda) "Año" se puede especificar el año en que trabaja la empresa e incluso crear períodos.
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