Clase 2: Sistemas de Información desde una perspectiva funcional

• Procesos de Negocios y Sistemas de Información 

     Los Procesos de negocios son un conjunto de tareas relacionadas que responden a un evento específico, desarrolladas por una organización con el fin de cumplir un objetivo, que crean una salida que tiene valor para la organización, sus inversores o sus clientes.

     Toda organización que quiera desarrollar ventajas competitivas en el mercado debe prestar mucho atención a sus procesos de negocios, ya que una mala gerencia puede perjudicar la empresa e incluso llevarla al fracaso.

     Los sistemas de información por su parte, también representan un factor importante para cualquier organización, pero es de vital importancia que antes de establecer una tecnología de información se conozca cuales son los procesos de negocio que favorecen el buen desarrollo de la empresa, y así dar en el blanco a la hora de aplicar la tecnología a los procesos claves del negocio.

     Si la organización tiene bien definidas las estrategias en sus procesos de negocios, automatizar las tareas implícitas en dichas estrategias aplicando tecnologías de información será un proceso exitoso que aumentará la eficiencia de los procesos, e impulsará la creación de nuevos procesos que soporten la optimización del flujo de trabajo y productividad de la organización.

     

• Tipos de Sistemas de Información Empresarial

     La vista funcional de una organización es la percepción que se tiene de la misma en base a las actividades que realiza para llevar a cabo una solicitud de un cliente. Desde el punto de vista funcional las organizaciones se pueden percibir como un conjunto de departamentos, los cuales agrupan aquellas actividades que tienen ""relativamente" la misma función. Los sistemas de información se pueden clasificar de acuerdo a la perspectiva funcional en:

- Sistemas de ventas y marketing: en pocas palabras es el encargado de hacer seguimiento de las ventas e investigar el mercado. Este sistema vigila las tendencias de los productos, genera información de la red de distribución de la empresa, informa sobre las actividades de publicidad, apoya en la toma de decisiones con respecto al precio de los productos, planifica la creación de nuevos productos y servicios, e indaga sobre las actividades de la competencia.

- Sistemas de manufactura y producción: en este sistema se establecen los objetivos de la producción en la adquisición, almacenamiento y disponibilidad de los materiales de producción, así como el establecimiento de el equipo, las instalaciones, los materiales y la mano de obra requerida para la obtención de productos terminados. También se encarga de las metas de manufactura a largo plazo como donde instalar nuevas plantas o si invertir en nuevas tecnologías.

- Sistemas financieros y contables: se encargan de administrar tanto los activos como los registros financieros. Este sistema establece objetivos de inversión a largo plazo (y así mejorar el desempeño), vigila y controla los recursos financieros de la empresa así como el flujo de fondos (pago de sueldos, pago a proveedores, informe de valores e ingresos).

-Sistemas de recursos humanos: tienen en cuenta los aspectos relacionados con el conjunto de los empleados o colaboradores de la organización como: control de productividad laboral, control de asistencia y registro completo del personal, ubicación de personal en la planta, identificación de empleados potenciales,     requerimiento de personal, así como el desarrollo de las habilidades por parte de los empleados para que  cada uno de ellos tenga el puesto adecuado y pago correspondiente.

• Sistemas que abarcan de forma integral a la empresa

- Aplicaciones empresariales: ejecutan y coordina los procesos de negocios en todas las áreas funcionales de la empresa incluyendo todos los niveles de administración, haciendo las empresas más flexibles y productivas. Entre las principales aplicaciones empresariales tenemos:

Sistemas empresariales (ERP): hace efectiva la comunicación de toda la organización, coordinando así todas las operaciones cotidianas. Además incorpora los procesos de negocios en un solo sistema de software.

Sistemas de administración de la cadena de suministro (SCM): planifican y controlan la red de suministro para que los movimientos de la materia prima, inventario y mercancía desde el origen hasta el consumo se realicen con toda la eficacia posible. Mejora la relación de las empresas con sus proveedores.

Sistemas de administración de las relaciones con el cliente (CRM): buscan recopilar la mayor cantidad de información sobre los clientes, así como sus necesidades, para adelantar una oferta y mejorar la calidad de su atención y servicios.

Sistemas de administración del conocimiento (KMS): gestionan (crean, capturan, almacenan y distribuyen) toda la información y el conocimiento que hay en la empresa, esto con la finalidad de tomar decisiones fundamentadas y acertadas en beneficio de la empresa.

- Intranets y Extranets: Una intranet es una red dentro de una organización que utiliza tecnologías de Internet y sirve para compartir información, comunicaciones, y el respaldo de procesos empresariales, es por ello que cuenta con medidas de seguridad (contraseñas, encriptación, barreras de fuego) para que sólo los usuarios autorizados puedan tener acceso a ella. Por su parte, la extranet es una intranet utilizada para compartir de forma segura la información de una organización con clientes proveedores y otros socios comerciantes.

-  Negocios en línea: son los procesos que utilizan las empresas apoyados en la tecnología Internet para realizar ventas de productos, servicios e información. Los negocios en línea tienen una mayor captación de clientes, mejora la comunicación interna, permite ahorros en las operaciones, incrementa las ventas, mejora la imagen corporativa y la atención a los clientes, además de otorgar mayor conocimiento del mercado a las organizaciones que los implementan.

- Gobierno electrónico: es la implementación de las tecnologías de información por parte del Estado para  la distribución de la información y los servicios que ofrece, mejorando la rapidez y eficiencia de las operaciones así como logrando una mayor participación de los ciudadanos en la toma de decisiones y una mejor compenetración del gobierno con los mismos.